Reconozcámoslo, todos hemos soñado en que el primer de
vacaciones, lanzamos al mar nuestro móvil con todas nuestras fuerzas y vemos
complacientes, como se hunde poco a poco y quedamos totalmente incomunicados.
Sin duda, este año, más que nunca, necesitamos descansar y desconectar para
coger fuerzas para la vuelta al cole tan complicada que nos espera, pero…
¿quién se atreve a hacerlo? Y ¿si hay algún cliente que nos pide algo y
perdemos una oportunidad para no contestar un mail? y ¿si tenemos un problema
con algún banco o proveedor? .. es difícil, pero se puede conseguir el
equilibrio, vamos a ver como
Hasta hace poco cuando nos íbamos de vacaciones bastaba con
poner un cartel avisando en la puerta de nuestra empresa o negocio de la
duración de las mismas. Después comenzamos a poner mensajes en contestadores de
teléfono y respuestas automáticas en el correo electrónico, para indicar a la
persona que nos había contactado que estábamos de vacaciones. Ahora llevamos el
correo electrónico en el teléfono móvil y esto cambia un poco las reglas. Por
eso vamos a hablar de cómo gestionar el correo electrónico en
vacaciones.
Porque aunque llevemos el teléfono, y podamos gestionar el
correo electrónico desde nuestro lugar de vacaciones, debemos imponernos unas
reglas básicas para poder desconectar. De otra manera podemos caer en el error
de que nuestra cabeza no pare de trabajar, seguir pensando en clientes,
balances, deudas, cobros, etc. mientras estamos descansando. Las vacaciones
son como las pretemporadas de los futbolistas para los trabajadores,
autónomos o empresarios. Sirven para cargar las pilas para toda la temporada,
que se avecina dura. Por eso es importante desconectar en la medida de lo
posible.
El mensaje de fuera de la oficina es imprescindible. Con esta
respuesta automática lo que hacemos es avisar a la persona que nos hace una
petición para que sea consciente de que no vamos a leer este correo. Lo más
recomendable es que además de avisar, le facilitemos una dirección de
correo alternativa de nuestra empresa, para que pueda tramitar su
petición con otra persona del departamento o la empresa, en caso de ser
urgente.
Si tenemos conexión desde el móvil y a lo largo del día o de la
semana nos conectamos de forma esporádica siempre podremos contactar
con la persona que hemos dejado al cargo para dar alguna instrucción
que sea necesaria, para casos muy concretos. Siempre tenemos clientes o
proveedores especiales, cuestiones urgentes, temas que no sabemos o no podemos delegar
del todo.
En caso de no poder delegar nuestro correo, el aviso servirá
para que el remitente sea consciente de que no vamos a contestar de
forma inmediata. Si vamos a gestionar el correo desde el móvil, podemos
avisar de que tardaremos un poco más de tiempo en dar curso a su petición. De
esta manera cuando cogemos el móvil en algún momento del día podemos contestar
sin tener que empezar pidiendo disculpas.
Si no nos queda más remedio, y tenemos el correo electrónico en
el móvil, tenemos que ser inteligentes y aprovechar la facilidad de conexión de
la tecnología sin necesidad que esto suponga una merma de nuestro descanso. Lo
mejor es desactivar las notificaciones de correo en el móvil. No es
urgente y no vamos a atenderlo en el momento.
Si no nos queda más remedio lo mejor es fijar un par de
franjas horarias a lo largo del día, de no más de diez minutos, para
revisar lo que ha entrado, leer en diagonal, y dar salida a los temas que sean
urgentes. De esta forma conseguimos descansar, desconectar y quedarnos
tranquilos sabiendo que no estamos perdiendo clientes por irnos de vacaciones,
dejando algún tema importante sin tratar.
Lo ideal es conseguir un equilibrio, mediante el
cual podamos gestionar el correo electrónico y descansar a la vez. En ocasiones
la tecnología, el estar siempre conectados ha sido la única forma de poder
cogernos vacaciones. Pero debemos ser consciente de por qué nos hemos cogido
las vacaciones. Y descansar para que a lo largo del año nuestra productividad
no se resienta, no acabemos quemados, algo que no es tan raro que ocurra.
La gestión del correo desde el móvil también tiene una gran
ventaja el día que nos toca volver al trabajo. Nuestra bandeja de
entrada no estará saturada. No tenemos que pasarnos la primera mañana en
leer todo lo que tenemos acumulado, comenzar a responder o a dar salida a las
peticiones, puesto que lo urgente ya lo hemos gestionado. La primera semana
tras la vuelta de vacaciones no será de esta forma una semana perdida para
nuestra productividad.